不知道楼主是大单位还是小单位的办公室主任,下面我是对一个小的单位办公室主任说的.
小单位的办公室主的工作会更杂碎而烦乱.他们在事实上简单就是一个打杂人员,事事都有人找,事事都得干,出力多还不讨好.干得多错得多得罪人多.
比如单位所需要的料都来找你去买,反正他们自己不买,便会随心所欲的要你买这买那,等你辛辛劳苦买回来了,他又说这不好那不对号.总是忙死了还不落好.气死了无处说.大家都对你有意见了,最后领导也不可能对你有好的看法.
你要采取以下的做法:
把料分为三类,一类是最常用的,二类是比较常用,三类是很少用的和偶然才会用的,
对于常用的料,你搞一个小型的料库,要保证这种料处于任何时候都有货,联系好商店,送张你的名片给他们,要求你随时打电话给他们,他们把货送到你处
对于不太常用的,最好也备一定数量的货,但不要备得太多,非凡是对于那些易变质的料,更不可以备得太多.
对于平常根本不用的料,还有大件的料,也不知道在哪里有买的,最好有专门的后勤人员,假如也要你管,那也和要求单位另配车,或者你有调用车的权利.
再就是主管审批签字
到时报销时凭此申请单和发票
再一点,对于不太常用的和偶然才用的料,要坚持使用人或单位先做材料申请单去找主管批准,批准后再去买.申请单上有以下内容:领料单位,材料名称,材料规格或型号,材料数量,用途.这样你就不至于买回来后对方和你扯皮.买得不合格由他们负责.这是第一个好处.再一个也会减少不必要的浪费.
这样你就会省去很多扯皮的事,本来要跑十次去买的东西,现在一次也不要你跑腿了.
商店方面开始对我很客气,可时间长了,他们经常出现不按时送货的情况,影响了我的工作,为了强化商店方面对我的服务,我开始刁难他们,假如他们不按时送到货,我就不承认那货是我要的型号,要求他们把货拉回去换一种送来.他们理解了我的心情,以后再也不敢不按时送货了
再一个,你要把所有的料按最常用到最不常用按顺序摆放,这样你一去就能找到别人要领的货.省时间.
本来是一个对我来说非常被动的事,现在变成主动的了,需要领材料的人有时还得求我批准.商店送货到户,还得感谢我给他们带去的效益.原来忙得焦头乱额的事,以后会变得不费任何力气就可以办好的事了
你的工作是被动性很强的工作,你要动脑子把被的工作变成主动的工作,把无权的工作变面有权的工作,把别人只管使唤你的事变成别人求你办的事.
